ASSISTANT ADMINISTRATIF/D'EXPLOITATION H/F

APPIMAN, cabinet de recrutement spécialisé dans l'industrie aéronautique et dans le secteur tertiaire, recrute pour son client un(e) ASSISTANT ADMINISTRATIF/D'EXPLOITATION F/H en intérim à MARIGNANE.
Votre rôle sera de soutenir les managers d'un site logistique en assurant :
* Mission 1 : Le pilotage et la mise à jour de la formation, des habilitations, de la polyvalence et de la poly compétence, incluant l'organisation et la supervision des QCM conditionnant l'autonomie au poste et l'obtention des délégations.
* Mission 2 : L'assistanat opérationnel et administratif, contribuant à fluidifier le fonctionnement quotidien du site, à améliorer la performance logistique et à soutenir les équipes managériales.
Vos missions seront les suivantes:
MISSION 1 ? Pilotage de la formation, de la polyvalence et de la poly compétence:
A. Gestion des matrices compétences
- Mise à jour et maintien des matrices de polyvalence et de poly compétence.
- Coordination avec les chefs d'équipe pour recueillir les informations post formation.
- Suivi de la montée en compétence, maintien des compétences et besoins identifiés.
B. Organisation et supervision des QCM de validation
(De nombreuses formations internes et spécifiques Airbus se concluent par un QCM confirmant la maîtrise du poste. L'assistant(e) d'exploitation a un rôle central dans ce processus.
1. Organisation
- Planification des QCM en lien avec les chefs d'équipe.
- Préparation du matériel : liens QCM, ordinateurs, salles, accès.
2. Supervision
- Accueil des collaborateurs et rappel des consignes.
- Surveillance du bon déroulement du QCM (neutralité, conditions équitables).
3. Collecte et traçabilité
- Récolte des résultats, contrôle du seuil de réussite.
- Mise à jour des matrices compétences et dossiers individuels.
- Enregistrement des validations ouvrant droit à autonomie et délégations.
4. Communication
- Transmission des résultats aux chefs d'équipe.
- Organisation de rattrapages
C. Reporting & conformité
- Suivi des indicateurs : taux de formation, taux de couverture des postes
- Alerte en cas d'écart
MISSION 2 ? Assistanat opérationnel & support administratif:
A. Support aux managers & coordination interne
- Aide à la préparation des COPIL Client (PPT, REX, invitations).
- Aide à la planification des sessions de formation (aspect logistique, créneaux).
- Organisation des événements d'équipe : réunions, rencontres, journées sécurité.
B. Gestion administrative de l'exploitation
- Participation aux processus d'intégration :
- demandes d'accès,
- commandes vêtements de travail,
- inscriptions aux formations obligatoires,
- préparation de l'accueil sécurité.
- Participation aux processus de sortie :
- fermeture des comptes,
- restitution du matériel,
- mise à jour des listes et habilitations.
C. Suivi des indicateurs & documentation
- Mise à jour des tableaux de bord opérationnels (performance, qualité, sécurité).
- Aide au suivi des audits et des plans d'actions.
- Mise à jour des procédures, modes opératoires, documents affichés.
D. Aide à la vie quotidienne du site
- Gestion des affichages direction / sécurité / communication.
- Commande des fournitures, équipements, consommables.
- Support logistique lors de visites, audits, réunions, événements internes.
Résultats attendus:
Sur la formation / compétences :
- Matrices tenues à jour, fiables, auditées, à jour en temps réel.
- Conformité totale aux formations obligatoires et réglementaires.
- QCM organisés, tracés, et compétences validées.
- Équipes mieux formées, plus polyvalentes, plus autonomes.
Sur l'assistanat opérationnel :
- Allègement de la charge administrative des managers.
- Meilleure fluidité dans l'organisation du site.
- Reporting fiable et structuration renforcée.

Compétences requises
Compétences techniques
- Maîtrise d'Excel (TCD, filtres, formules avancées).
- Compétences en gestion documentaire et reporting.
Compétences comportementales
- Organisation, rigueur, autonomie.
- Sens de la confidentialité et du respect des process.
- Capacité à travailler avec plusieurs niveaux hiérarchiques.
- Sens du service, communication, pédagogie.
- Capacité à alerter, relancer, prioriser.

Vous avez minimum 2 ans d'expérience sur un poste identique.